Je vhodné také zmínit, že kontrolu nemusí vést jen jeden inspektor, ale může být ustanoven tým inspektorů s vedoucím týmu v čele.

Co očekávat při zahájení kontroly

Pomineme-li možnost, že by inspektor jel okolo budovy zaměstnavatele, viděl nějakou nepravost, zastavil a ihned zahájil kontrolu (to by zřejmě udělal, kdyby například viděl nějakého pracovníka při mytí oken stát na vnějším parapetu okna), je výkon kontroly otázkou předchozího procesu plánování, a to buď na základě hodnocení nějakých ukazatelů (např. nehody na pracovišti, smrtelné pracovní úrazy), státem vyhlášených kampaní (za bezpečnost ve stavebnictví, za zlepšení podmínek v nějakých službách apod.) či přijatých podnětů (od fyzických osob). Každý kontrolní orgán je tak ke kontrole pověřen vedoucím OIP. 

Předložení tohoto pověření společně s průkazem inspektora je prvním kontrolním úkonem inspektora při zahájení kontroly. 

Kontrolní orgán není povinen oznamovat kontrolované straně, proč kontrolu vykonává, a je zbytečné se jej na to ptát. Je vhodné spíše zvolit metodu spolupráce a vyptávání nechat na inspektorovi. Jedna z jeho prvních otázek je, zda je přítomen statutární orgán (ředitel/ka, jednatel/ka) a zda jsou přítomny odbory, jejichž zástupci se zahájení kontroly oznamuje. Odborová organizace má totiž ve smyslu ustanovení zákoníku práce právo přednášet své připomínky v rámci výkonu kontroly. Nepřítomnost statutárního orgánu či zástupce odborové organizace, popř. zástupce zaměstnanců pro BOZP, není na překážku a kontrola může pokračovat. Inspektor se pak nechá doprovázet buď první osobou, které se představil, či jinou osobou, která se mu v průběhu výkonu kontroly věnuje. Inspektor zároveň musí umožnit přítomnost zástupci kontrolované osoby účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě, nebrání-li to splnění účelu nebo provedení kontroly. Není tak možné, aby inspektor prováděl kontrolu osamoceně! 

Tím kontrolovaná osoba splní svoji povinnost vytvořit podmínky pro výkon kontroly (inspektorovi je umožněn přístup do všech vyžádaných prostor, pochopitelně s dodržením všech bezpečnostních a hygienických zásad, např. vstup na riziková pracoviště či do kontrolovaných pásem) a poskytovat mu součinnost (bude-li inspektor v souladu s oprávněním požadovat provedení nějakého úkonu, předložení nějaké dokumentace, možnost okopírování části dokumentace apod.). K povinnostem kontrolované osoby pak pochopitelně patří i včasné podání písemné zprávy o odstranění nedostatků či přijetí preventivních opatření podle postřehů inspektora. 

Kontrolovaná osoba má pochopitelně i práva. Vedle práva na předložení pověření ke kontrole a dalšího dokumentu, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole, jde o právo namítat podjatost inspektora či přizvané osoby; právo obeznámit se s obsahem protokolu o kontrole nebo právo podávat námitky proti jednotlivým zjištěním.

Kontrolní orgán může:

• pověřit a poučit „přizvané osoby“;
• vstoupit do všech prostor kontrolovaného s výjimkou obydlí, není-li používáno k provozované činnosti (např. úložný prostor firemních věcí v soukromém prostoru; nikoli však home-officové pracoviště zaměstnance!) – v tom případě má kontrolovaná osoba povinnost umožnění vstupu!;
• požádat o prokázání totožnosti kontrolované fyzické osoby;
• provádět kontrolní nákupy, odběr vzorků (o odběru vystavuje potvrzení, za nevrácené vzorky se poskytuje finanční náhrada), měření, sledování;
• konat prohlídky a zkoušky;
• požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí;
• pořizovat obrazové a zvukové záznamy;
• užít technické prostředky kontrolovaného (např. požádá o připojení k tiskárně apod.);
• vyžadovat součinnost kontrolovaného (její poskytnutí je základní povinností kontrolovaného).

Oprávnění inspektora podle zákona o inspekci práce

Vedle oprávnění uvedených v kontrolním řádu, která platí pro všechny kontrolní orgány, mají inspektoři OIP další oprávnění, která vyplývají ze zákona o inspekci práce a která již uvedená některá oprávnění upřesňují či nově zavádějí. Mezi zákonem uvedená oprávnění patří:

• vykonávat kontrolu;
• požadovat prokázání totožnosti kontrolované fyzické osoby;
• nařizovat provedení měření, prohlídek, zkoušek nebo revizí v případech hodných zvláštního zřetele, popřípadě nebezpečí hrozícího z prodlení;
• dotazovat se zaměstnanců, zástupce příslušného odborového orgánu nebo zástupce pro oblast BOZP na záležitosti související s vykonávanou kontrolou;
• nařizovat zachování místa úrazového děje v původním stavu;
• vydat rozhodnutí o zákazu
  • používání objektů, pracovišť, výrobních, pracovních prostředků nebo zařízení, látek nebo materiálů,
  • pracovních nebo technologických postupů, vykonávání prací nebo činností, které bezprostředně ohrožují bezpečnost zaměstnanců nebo dalších osob, a to až do doby odstranění závady (s výjimkou pevných trakčních zařízení a trakčních vozidel na drahách a ve veřejné silniční dopravě, lodí a letadel),
    • za tím účelem může inspektor nařídit všem přítomným osobám opuštění nebezpečných prostor,
    • rozhodnutí lze oznámit ústně, hrozí-li nebezpečí z prodlení; odvolání nemá odkladný účinek (písemně oznámeno kontrolované osobě bez zbytečného odkladu po dni oznámení ústního rozhodnutí; dílčí protokol),
  • práce přesčas, práce v noci, práce zaměstnankyň a mladistvých zaměstnanců, je-li vykonávána v rozporu se zvláštním právním předpisem;
• ukládat opatření k odstranění nedostatků a určovat přiměřené lhůty k odstranění;
• navrhovat potřebná technická a jiná opatření;
• vyzvat kontrolovaného k dostavení se na OIP k poskytnutí údajů, dokumentů a věcí, k projednání výsledků kontroly.

Inspektoři OIP provádí kontrolu nejen samotné oblasti bezpečnosti práce, ale i pracovněprávních vztahů. Jejich kontrola tak může být obšírná, či jen úzce zaměřená.

V další části bude uvedeno, jaké doklady si musí zaměstnavatelé připravit a jakou dokumentaci musí v podniku vést, bude zmíněn protokol o kontrole a námitky proti zjištěním.

Zaměstnavatelé se musí připravit na dokladování naplnění požadavků právních předpisů:

• k odměňování zaměstnanců, náhradě mzdy a náhradě výdajů zaměstnancům;
• ke stanovení pracovní doby a doby odpočinku;
• k zajištění bezpečnosti práce;
• k zajištění provozu technických zařízení, se zaměřením na vyhrazená technická zařízení;
• k zaměstnávání zaměstnankyň, mladistvých zaměstnanců a zaměstnanců pečujících o děti či osoby závislé na pomoci jiné fyzické osoby;
• upravujících výkon umělecké kulturní, sportovní a reklamní činnosti dětmi;
• upravujících péči o dítě v dětské skupině.

Je vhodné zdůraznit, že na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci lze od inspektorů OIP očekávat zaměření na kontrolu plnění požadavků vyplývajících ze zákoníku práce, ze zákona o bezpečnosti práce při provozování vyhrazených technických zařízení a ze zákona o ochraně veřejného zdraví. Zaměstnavatel nesmí zapomenout, že má odpovědnost za výkon práce všech svých zaměstnanců (de facto jakékoli pochybení zaměstnance je pochybením zaměstnavatele) a používání technických zařízení při výkonu práce, má odpovědnost za všechny osoby, které se s jeho vědomím zdržují na jeho pracovištích. V praxi to neznamená, že musí být informován o každém příchozím, v praxi to znamená, že daná osoba mohla volně vstoupit do prostor jeho firmy, že ji do firmy někdo ze zaměstnanců vpustil.

Zaměstnavatel musí vést dokumentaci k BOZP, do které například patří:

1. projektová dokumentace a kolaudační rozhodnutí

• obsahuje dokumentace objektu, např. podle § 3 vyhlášky č. 91/1993 Sb.,
• kolaudační rozhodnutí – viz § 230 odst. 1 zákona č. 283/2021 Sb.,

2. protokol o stanovení vnějších vlivů;

• potřebný pro provozování vyhrazených technických zařízení a elektrických zařízení,
• obsahuje komisionální posouzení podle ČSN 33 2000-5-51 ed. 3 Národní příloha NA,

3. stanovení zásad organizace BOZP – zpravidla „Směrnice BOZP“

• obsahuje stanovení organizace zabezpečení BOZP, minimálně:
  • definování rolí vedoucího organizace, jeho vedoucích zaměstnanců a ostatních zaměstnanců,
  • definování zásad tvorby, distribuce a přístupnosti dokumentace BOZP, s možným výčtem této dokumentace,
  • definování role odborně způsobilé osoby, jejího oprávnění,
  • stanovení organizace školení a odbornosti školitelů pro zaměstnance a zaměstnance jiných zaměstnavatelů či jiné osoby,
  • definování organizace kontrolní činnosti v oblasti BOZP,
  • definování role zástupců zaměstnanců pro BOZP či odborových zástupců.

4. dokumenty k organizaci bezpečné a zdraví neohrožující práce,

• požadavky jsou obsaženy např.:
  • v organizačních dokumentech – např. způsob organizace práce, čerpání bezpečnostních přestávek, provádění úklidu, údržby, ale i v různých přehledech (značek, signálů) apod.,
  • ve specifické dokumentaci – např. dokumentace o ochraně před výbuchem (ve smyslu nařízení vlády č. 406/2004 Sb.),
  • v konkrétních dokumentech provádění práce, např. pracovní postupy pro práci v laboratoři,
  • v provozní dokumentaci, návodech výrobce,
  • v různých provozních či havarijních řádech – např. řád skladu (ve smyslu čl. 4.4.1 ČSN 26 9030), místní řád pro plynová zařízení (ve smyslu čl. 18 ČSN 38 6405), provozní řád stacionárního zdroje znečištění (ve smyslu přílohy 12 k vyhlášce č. 415/2012 Sb.) nebo např. havarijního plánu (ve smyslu § 5 odst. 3 vyhlášky č. 450/2005 Sb.).

5. dokumenty o bezpečnostních a zdravotních charakteristikách látek, materiálů, technických zařízení – např.:

• bezpečnostní list [ve smyslu čl. 35 Nařízení (EU) č. 1907/2006],
• identifikační list nebezpečného odpadu (ve smyslu § 13 odst. 3 zákona č. 185/2001 Sb., s využitím přílohy č. 3 vyhlášky č. 383/2001 Sb.),
• návod výrobce.

6. dokumenty o bezpečném a zdraví neohrožujícím provozu technických zařízení – např.:

• průvodní dokumentace technických zařízení [ve smyslu § 2 písm. e) a § 4 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.],
• provozní dokumentace technických zařízení [ve smyslu § 2 písm. f) a § 4 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.],
• zprávy z revizí, protokoly o kontrole vyhrazených technických zařízení,
• provozní deník se záznamy o provozu, doplnění provozních kapalin, údržbě, opravách apod.,
• stanovení osob odpovědných za provoz vyhrazených technických zařízení – viz NV č. 190/2022 Sb. - § 8 písm. d); NV č. 191/2022 Sb. - § 14 odst. 3 písm. a); NV č. 192/2022 Sb. - § 8 odst. 4; NV č. 193/2022 Sb. - §7 odst. 4,
• řád/plán/harmonogram revizí a kontrol vyhrazených technických zařízení – viz NV č. 190/2022 Sb. - § 7 odst. 1; NV č. 191/2022 Sb. - § 22 odst. 1; NV č. 192/2022 Sb. - § 9 odst. 3,

7. dokumenty ze školení a z předávání informací a pokynů – např.:

• plán školení (přehled prováděných školení, perioda školení, skupina školených, odbornost školitele – školitel musí být kvalifikovaná osoba s vhodnými znalostmi školicího procesu a výcviku, vč. dovedností pro hodnocení dovedností a znalostí, jsou-li předmětem závěrečného přezkoušení),
• záznam ze školení s obsahovou stránkou školení a prezenční listinou,
• záznam z ověřování znalostí (je-li stanoveno),

8. záznam o poskytovaných informacích, sděleních a seznámeních (např. bezpečnostní opatření, bezpečnostní informace),
9. dokumenty vyhledávání a hodnocení nebezpečí a rizik a rizikových faktorů a přijímání preventivních opatření k jejich zamezení či snížení – i jako dílčí dokumenty, např.:

• identifikace nebezpečí, rizik a rizikových faktorů (na základě popisu pracovního prostředí, jeho dispozičního uspořádání, definování nebezpečných charakteristik používaných materiálů a zařízení),
• bližší definování rizikových faktorů a jejich míry,
• hodnocení rizik s výpočtem míry rizika, se stanovením zásad bezpečné práce a bezpečnostních opatření,
• návrh opatření ke snížení míry rizika či odstranění nebezpečí,
• hodnocení zbytkových rizik pro přidělení osobních ochranných pracovních prostředků a stanovení jejich vhodných druhů a typů,
• vyhodnocení podmínek pro přidělení mycích čisticích a dezinfekčních prostředků nebo ochranných nápojů,

10. dokumenty o provedení kategorizace práce, např.:

• protokoly z měření rizikových faktorů,
• protokol o odborném hodnocení,
• záznamy z (ergonomických) analytických metod,
• návrh zařazení prací podle kategorií,
• oznámení či žádost o zařazení prací do kategorií,
• rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví (KHS),

11. evidenční dokumenty k ochraně zdraví pracovníků – např.:

• evidence zaměstnanců (na rizikových pracovištích, v kontrolovaných pásmech, při čerpání bezpečnostních přestávek aj.),
• evidence zdrojů nebezpečí (evidence toxických látek, seznam nebezpečných látek aj.),

12. lhůtníky periodických činností na úseku provozu technických zařízení, školení, poskytování pracovnělékařských služeb, např.:

• plány údržby,
• plány školení,
• plány kontrol,
• plány/přehledy pracovnělékařských prohlídek,

13. záznamy o úrazech a nemocech z povolání:

• kniha úrazů s evidenčními záznamy úrazů zaměstnanců (nikoli žáků),
• záznam o úrazu,
• záznam o úrazu – hlášení změn,
• evidence zaměstnanců s uznanou nemocí z povolání,

14. doklady o výkonu kontroly, např.:

• zápis z (každoroční) prověrky BOZP – o minimálním obsahu:
  • záznam z kontrol technických zařízení (např. ve formě záznamu v provozním deníku technického zařízení),
  • zápis o kontrole provedené poskytovatelem pracovnělékařských služeb,
  • doklady o výkonu kontroly a opatření orgánů kontroly (např. OIP, KHS).

Protokol o kontrole a námitky proti zjištěním

Na konci každé kontroly musí být vyhotoven protokol o kontrole. Ten kromě označení kontrolujícího a kontrolovaného, přizvaných osob, označení právního předpisu pravomoci, označení předmětu kontroly, data vyhotovení a podpisu kontrolujícího, obsahuje především

• úkon, jímž byla kontrola zahájena, a den jeho provedení;
• poslední kontrolní úkon před vyhotovením protokolu a den jeho provedení;
• kontrolní zjištění: zjištěný stav, uvedení nedostatků a porušených právních předpisů, a podkladů, z nichž kontrolní zjištění vycházejí;
• poučení o možnosti podat námitky s uvedením lhůty pro jejich podání a komu se podávají.

Protokol o kontrole vyhotoví inspektor nejdéle do 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu (ve zvláště složitých případech do 60 dnů) a jeho stejnopis zasílá kontrolované osobě. Ta má možnost podat proti kontrolnímu zjištění námitku, a to do 15 dnů ode dne doručení, není-li v protokolu uvedena lhůta jiná (kratší).

Námitky může podat jen oprávněná osoba (statutární orgán), a to pouze písemnou formou, přičemž musí být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s kontrolním zjištěním. Nebude-li námitka vyhovovat těmto podmínkám, bude zamítnuta jako bezdůvodná. A zamítnuta bude i při jejím opožděném podání.

Námitky posuzuje inspektor provádějící kontrolu (vedoucí kontrolní skupiny inspektorů) do 7 dnů ode dne jejich doručení. Nevyhoví-li námitkám, vyřídí je vedoucí inspektor (vedoucí OIP) ve lhůtě do 30 dnů ode dne doručení (ve zvláště složitých případech do 60 dnů, přičemž o prodloužení kontrolovanou osobu předem vyrozumí). Vedoucí inspektor může námitce vyhovět, nebo jen částečně vyhovět, nebo ji může zamítnout.

Jestliže je do vyřízení námitek ke zjištěním v protokolu zahájeno s kontrolovanou osobou správní řízení o uložení sankce nebo opatření k nápravě v souvislosti se zjištěními, může vedoucí OIP souhlasit s jejich vyřízením v rámci tohoto řízení.

Z výše uvedeného je zřejmé, že oprávnění inspektorů je značné a že mají dostatek legislativní opory k provedení kontroly a vymožení nápravy zjištěného stavu. Mějme prosím na mysli, že tato oprávnění chrání zdraví a životy zaměstnanců, že nejsou samoúčelná. Inspektoři OIP jsou si toho vědomi a nemají potřebu svých pravomocí jakkoli zneužívat.

Ze strany kontrolované osoby je vhodné si uvědomit, že inspektoři jsou také jen lidé, ať jsou při výkonu kontroly jakkoli komisní. A lidé vnímají (a na průběhu kontroly se to logicky odráží), jak se s nimi jedná (otevřenost, upřímnost), jak jednají lidé na pracovišti mezi sebou (kolegiálnost, vztahy), jak pracoviště (kontrolovaná činnost, kontrolovaný předmět) vypadá.

Bylo by nešťastné nechat inspektora OIP ovlivnit negativními vjemy, jakkoli by výsledek kontroly byl pozitivní (nebylo shledáno nedostatků či spíše vážnějších nedostatků). Protože negativní vjemy by mohly takový pozitivní výsledek kontroly zcela zbytečně zreslit.

TILHON, Jiří. Jak se připravit na kontroly OIP - část I a II., dostupné z https://www.bozpinfo.cz/jak-se-pripravit-na-kontroly-oip-cast-i a https://www.bozpinfo.cz/jak-se-pripravit-na-kontroly-oip-cast-ii.