Kategorizaci prací upravuje § 37 z. č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), a vyhláška č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli, ve znění pozdějších předpisů. Podle § 103 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance o tom, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena.
Nedá se jednoznačně, bez příslušného měření rizikových faktorů, odpovědět na dotaz, do jaké kategorie zařadit určitou profesi. Podmínky na pracovištích jsou různé, a přestože jde o stejnou profesi, může být na jiném pracovišti zařazena do jiné kategorie.
Podle § 37 zákona o zařazení prací do třetí nebo čtvrté kategorie rozhoduje příslušný orgán ochrany veřejného zdraví, pokud zvláštní právní předpis (atomový zákon) nestanoví jinak. Žádost předkládá zaměstnavatel, a to do 30 kalendářních dnů ode dne zahájení výkonu prací. Zaměstnavatel zařazuje práce do druhé kategorie, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak, a to do 30 kalendářních dnů ode dne zahájení jejich výkonu, změny podmínek odůvodňující zařazení práce do druhé kategorie, nebo do 10 dnů ode dne vykonatelnosti rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví vydaného podle odstavce 5 § 37 zákona. K žádosti a k zařazení do 2. kategorie spolu s oznámením orgánu ochrany veřejného zdraví připojí protokoly o měření nebo vyšetření faktorů pracovních podmínek nebo protokol o o odborném hodnocení, pokud bylo provedeno (viz níže).
Ostatní práce na pracovištích zaměstnavatele, které nebyly takto zařazeny, se považují za práce kategorie první.
Příslušný orgán ochrany veřejného zdraví může z moci úřední rozhodnout o zařazení práce první nebo druhé kategorie do kategorie rizikových prací.
Měření a vyšetření pro účely zařazení prací do kategorie nebo změn zařazení prací do těchto kategorií, která jsou potřebná k hodnocení rizik, může zaměstnavatel provést jen prostřednictvím držitele osvědčení o akreditaci (zákon č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) nebo držitele autorizace k příslušným měřením nebo vyšetřením (§ 83c zákona).
Pro rizikové faktory fyzická zátěž nebo pracovní poloha může zaměstnavatel zařadit práce do druhé kategorie též na základě odborného hodnocení provedeného držitelem autorizace k vyšetření v oboru fyziologie práce podle § 83a odst. 1 písm. i) zákona. Protokol o odborném hodnocení musí obsahovat údaje uvedené v § 38 zákona.
Správné zařazení zaměstnance do kategorie práce je důležité i kvůli vysílání zaměstnanců na pracovnělékařské prohlídky podle z. č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů, a vyhl. č. 79/2013 Sb., o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče, ve znění pozdějších předpisů. Ty jsou nyní pro 1. a 2. kategorii práce nepovinné.
Podle vyhl. č. 432/2003 Sb. při zařazení jednotlivých faktorů do kategorie práce se do žádosti podle § 37 odst. 3 písm. e) zákona uvede zařazení práce s jednotlivými rozhodujícími faktory podle přílohy č. 1 vyhl. č. 432/2003 Sb. v charakteristické směně. Za charakteristickou směnu se pokládá směna, která probíhá za obvyklých provozních podmínek, při níž doba výkonu práce s jednotlivými rozhodujícími faktory v daném časovém úseku odpovídá celoročně nebo v rozhodujícím období skutečné míře zátěže těmto faktorům.
Podle § 3 vyhlášky č. 432/2003 Sb. se za práce
- kategorie první se považují práce, při nichž podle současného poznání není pravděpodobný nepříznivý vliv na zdraví,
- kategorie druhé se považují práce, při nichž podle současné úrovně poznání lze očekávat jejich nepříznivý vliv na zdraví jen výjimečně, zejména u vnímavých jedinců, tedy práce, při nichž nejsou překračovány hygienické limity faktorů stanovené jinými právními předpisy(například nařízení vlády č. 361/2007 Sb., kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci, ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 272/2011 Sb., o ochraně zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací, ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 291/2015 Sb., o ochraně zdraví před neionizujícím zářením), a práce naplňující další kritéria pro jejich zařazení do kategorie druhé podle přílohy č. 1 této vyhlášky,
- kategorie třetí se považují práce, při nichž jsou překračovány hygienické limity, a práce naplňující další kritéria pro zařazení práce do kategorie třetí podle přílohy č. 1 této vyhlášky, přičemž expozice fyzických osob, které práce vykonávají, není spolehlivě snížena technickými opatřeními pod úroveň těchto limitů, a pro zajištění ochrany zdraví osob je proto nezbytné využívat osobní ochranné pracovní prostředky, organizační a jiná ochranná opatření, a dále práce, při nichž se vyskytují opakovaně nemoci z povolání nebo statisticky významně častěji nemoci, jež lze pokládat podle současné úrovně poznání za nemoci související s prací,
- kategorie čtvrté považují práce, při nichž je vysoké riziko ohrožení zdraví, které nelze zcela vyloučit ani při používání dostupných a použitelných ochranných opatření.
Na OSVČ bez zaměstnanců se povinnost provádět kategorizaci prací již nevztahuje.